Dlaczego Twój księgowy nie widzi dziury w budżecie

Księgowy patrzy w tył, Ty musisz patrzeć w przód

Standardowa księgowość w Polsce jest nastawiona na jeden cel: żeby urząd skarbowy nie miał się do czego przyczepić. Księgowy dostaje faktury po fakcie, często z opóźnieniem 10-15 dni po zamknięciu miesiąca. To oznacza, że kiedy Ty dowiadujesz się o wyniku za marzec, mamy już połowę kwietnia. Liczymy na zimno: to jest zarządzanie firmą przez lusterko wsteczne. W Kapitał i Logika widzimy to codziennie – biuro rachunkowe wysyła informację o wysokim podatku dochodowym, co sugeruje świetny zysk, podczas gdy w rzeczywistości firma od 12 dni jedzie na debecie w banku.

Problem polega na tym, że prawo podatkowe i realna ekonomia to dwa różne światy. Księgowy zaksięguje fakturę sprzedażową na 84 200 zł w momencie jej wystawienia. Dla państwa masz zysk. Ale jeśli Twój klient z Gdyni spóźni się z płatnością o 45 dni, ten zysk jest tylko wirtualną liczbą na kartce. Twój pracownik biurowy nie wie, że te pieniądze fizycznie nie wpłynęły. W efekcie płacisz podatek od pieniędzy, których nie masz w ręku. To pierwszy krok do poważnych kłopotów, których nie pokaże żaden standardowy bilans sporządzony pod koniec kwartału.

Uczciwie mówiąc, to nie jest wina księgowego. On wykonuje swoją pracę zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jego zadaniem jest porządek w papierach, a nie pilnowanie, czy wystarczy Ci na paliwo do trzech nowych furgonetek w przyszły czwartek. Musisz zrozumieć, że analiza płynności to Twoja działka albo zadanie dla analityka, a nie dla osoby, która wypełnia deklaracje VAT-7. Mamy plan na wtorek: przestań oczekiwać od biura rachunkowego prognoz finansowych, bo oni ich po prostu nie robią.

Zysk na papierze nie płaci składek ZUS. Robi to tylko realna gotówka, której księgowy często nie widzi w czasie rzeczywistym.

Pułapka amortyzacji i kosztów, których nie ma

Wielu przedsiębiorców, z którymi pracujemy w Gdańsku i okolicach, dziwi się, dlaczego na koniec roku zostaje im tak mało gotówki, mimo że 'koszty' były wysokie. Tutaj wchodzi amortyzacja. To zapis księgowy, który obniża Twój podatek, ale nie powoduje, że pieniądze wypływają z firmy w danym miesiącu. Możesz mieć 14 300 zł kosztów amortyzacji maszyn miesięcznie, co ładnie wygląda w tabelkach, ale realnie te pieniądze zostają w kieszeni. Odwrotna sytuacja jest jeszcze gorsza: spłacasz ratę leasingową w wysokości 4 200 zł, z czego tylko część odsetkowa jest kosztem. Reszta to spłata kapitału, która zżera gotówkę, ale nie obniża podatku.

W lipcu 2024 roku pomagaliśmy właścicielowi hurtowni budowlanej, który był przekonany, że zarabia 12% na czysto. Po naszej analizie okazało się, że po uwzględnieniu realnych odpływów gotówki na raty kredytów obrotowych, jego marża realna wynosiła zaledwie 3,8%. Księgowy tego nie widział, bo kredyty nie są kosztem w sensie podatkowym (poza odsetkami). To jest właśnie ta 'dziura', której nie widać w standardowych dokumentach. My w Kapitał i Logika nazywamy to cichym zabójcą biznesu. Jeśli nie liczysz przepływów pieniężnych (Cash Flow) oddzielnie od rachunku zysków i strat, grasz w rosyjską ruletkę z pełnym magazynem.

Często słyszymy: 'Przecież mam dobrą księgową, od 11 lat prowadzi mi firmę'. To świetnie, ale czy ta pani wie, że Twoje zapasy w magazynie wzrosły o 127 000 zł w ciągu półrocza i zamroziły Twój kapitał operacyjny? Prawdopodobnie nie, bo dla niej to tylko zmiana stanu magazynowego na koniec roku. Dla Twojej płynności to tragedia. Pamiętaj: długi to nie wyrok, pod warunkiem, że wiesz o nich wcześniej niż komornik. Zero lania wody, same fakty – bez własnego arkusza płynności jesteś ślepy na jedno oko.

Terminy płatności: Jak 19 dni zabija firmę

Największa różnica między tym, co widzi księgowy, a rzeczywistością, to terminy płatności. Średni termin zapłaty w polskiej branży transportowej to obecnie 58 dni. Twoi dostawcy paliwa chcą pieniędzy po 14 dniach. Ta różnica 44 dni to otchłań, w której znikają małe firmy. Księgowy widzi przychód 12 września, kiedy wystawiasz fakturę. Ale Ty zobaczysz pieniądze dopiero w listopadzie. W międzyczasie musisz zapłacić dwie pensje, ZUS i raty za naczepy. Jeśli nie masz odłożonych 142 500 zł na ten 'rozjazd', Twoja firma właśnie zaczyna upadać, mimo że ma mnóstwo zleceń.

W marcu 2023 roku uratowaliśmy firmę produkcyjną z Tczewa, która miała portfel zamówień pełen po brzegi. Problem? Ich największy kontrahent wydłużył termin płatności z 30 na 60 dni. Księgowość gratulowała właścicielowi świetnych wyników sprzedaży. My natomiast zobaczyliśmy, że za 19 dni firmie zabraknie 64 000 zł na wypłaty. Dzięki szybkiej interwencji i restrukturyzacji krótkoterminowego długu, udało się uniknąć paraliżu. To był klasyczny przypadek 'dziury', której nie widział nikt, kto patrzył tylko w deklaracje podatkowe.

Heads-up: Sprawdź dzisiaj swoje trzy największe faktury sprzedażowe. Zobacz, kiedy realnie wpłynęły pieniądze w porównaniu do daty na papierze. Jeśli średnie opóźnienie przekracza 8 dni, masz problem z płynnością, o którym Twój księgowy nawet nie wspomni przy kawie. Liczymy na zimno – zaufanie do cyferek w systemie księgowym bez weryfikacji wyciągu bankowego to proszenie się o kłopoty. Mamy plan na wtorek: wprowadź zasadę, że sprawdzasz stan konta i prognozę wydatków na najbliższe 21 dni w każdy drugi dzień tygodnia o 9:00 rano.

Różnica między datą wystawienia faktury a datą wpływu pieniędzy to najczęstsze miejsce, gdzie firmy chowają swoje bankructwo.

Magazyn jako cmentarzysko gotówki

Twój księgowy kocha stany magazynowe, bo zwiększają one wartość aktywów w bilansie. Dla nas w Kapitał i Logika, nadmierny magazyn to często martwa gotówka, która gnije na półkach. Jeśli kupiłeś towar za 234 000 zł i on leży tam dłużej niż 94 dni, to tak, jakbyś pożyczył te pieniądze komuś za darmo i jeszcze płacił za ich pilnowanie (koszt ogrzewania i ochrony hali). Księgowość wykaże to jako majątek firmy. Ale spróbuj zapłacić fakturę za prąd paletą części zamiennych do maszyn rolniczych. Nie da się.

Analizowaliśmy firmę handlową, która miała w towarze zamrożone 1,2 mln zł. Właściciel brał kredyty obrotowe na 9,2% rocznie, żeby opłacić bieżące faktury, bo 'nie miał pieniędzy'. Tymczasem na zapleczu leżały produkty, których nikt nie dotknął od 14 miesięcy. Księgowy widział silną firmę z dużym majątkiem. My zobaczyliśmy biznes, który co miesiąc traci 11 000 zł na samych odsetkach od kredytów, które byłyby niepotrzebne, gdyby wyczyścić magazyn. To jest realna strata, której nie znajdziesz w rubryce 'wynik finansowy' bez głębokiej analizy operacyjnej.

Jeśli chcesz wiedzieć, czy Twoja firma jest zdrowa, nie patrz na zysk netto. Patrz na cykl konwersji gotówki. To czas od momentu, gdy zapłacisz swojemu dostawcy, do momentu, gdy Twój klient zapłaci Tobie. Jeśli ten cykl wydłuża się o choćby 4 dni w skali roku, potrzebujesz dodatkowego kapitału. Bez precyzyjnego liczenia, ta dziura będzie rosła, aż pewnego dnia bank powie 'nie' przy kolejnym odnowieniu limitu. Zero lania wody – zarządzanie zapasami to zarządzanie portfelem, a nie tylko logistyka.

Jak zacząć liczyć to, co ważne? Plan na wtorek

Zacznij od prostej rzeczy: stwórz tabelę w Excelu, która nie ma nic wspólnego z podatkami. Wpisz tam wszystkie pewne wydatki na najbliższe 30 dni: czynsz, ZUS (płatny do 15. lub 20. dnia), wynagrodzenia, leasingi i faktury od kluczowych dostawców. Potem wpisz tylko te wpływy, których jesteś pewien na 95.4%. Nie te, które 'może będą', ale te od klientów, którzy zawsze płacą w terminie. Różnica między tymi dwiema kwotami to Twoja realna sytuacja. Jeśli wychodzi minus, masz dziurę w budżecie, której Twój księgowy jeszcze nie widzi.

W Kapitał i Logika od września 2017 roku powtarzamy klientom: liczby nie mają emocji, one tylko pokazują prawdę. Jeśli Twoja dziura wynosi 23 450 zł, to nie zniknie ona od 'ciężkiej pracy' czy 'pozytywnego myślenia'. Zniknie tylko wtedy, gdy przyspieszysz spływ należności albo wynegocjujesz lepsze warunki u dostawców. Większość naszych 217 uratowanych biznesów zaczynała od tego jednego prostego arkusza. To nie jest czarna magia, to jest logika finansowa. Długi to nie wyrok, o ile zaczniesz nimi zarządzać, zanim one zaczną zarządzać Tobą.

Na koniec mała rada: poproś swojego księgowego o zestawienie wiekowania należności raz w tygodniu, a nie raz na kwartał. Jeśli zobaczysz, że faktury na kwotę 47 200 zł są przeterminowane o więcej niż 14 dni, wykonaj telefon do tych klientów osobiście we wtorek rano. Często wystarczy krótka rozmowa, żeby pieniądze pojawiły się na koncie w 48 godzin. To jest właśnie różnica między pasywną księgowością a aktywnym zarządzaniem kapitałem. My w Gdańsku robimy to od lat i wiemy, że to działa lepiej niż jakikolwiek kredyt w banku.